Tugas Kearsipan 2 - Mencari Pusat-Pusat

Berikut sedikit informasi tentang pusat-pusat di daerah terdekat :

1.      Pusat Kesehatan

Pusat kesehatan yang terdekat pada lingkungan saya adalah Puskesmas Kecamatan Sumedang Selatan dan Klinik Medikal. Sedangkan Rumah Sakit terdekat adalah RSUD Sumedang.

2.      Pusat Transportasi

Daerah saya sering dilalui oleh Angkutan Umum 04 jurusan sumedang-cileunyi, angkutan umum 07 jurusan terminal Ciakar – Padasuka, bus jurusan Cirebon – Bandung; Kuningan – Bandung; Cikijing – Bandung; Sumedang – Jakarta, sedangkan pusat transportasinya adalah terminal Medal Sekarwangi Jalan Pangeran Kornel.

3.      Pusat Pemerintahan

Pusat pemerintahan terdekat adalah Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Dinsosnakertrans), Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Hortikultura.

4.      Pusat Perdagangan

Pusat perdagangan terdekat adalah Pasar Tradisional Sumedang.

5.      Pusat Pendidikan

Untuk tingkat SD adalah SDN Pasanggrahan II beralamat di Jalan Pangeran Kornel No. 235. Sedangkan tingkat SMP adalah SMPN 7 Sumedang. Dan untuk tingkat SMA adalah SMAN 1 Sumedang.

6.      Pusat Industri

Tidak ada pabrik/ pusat industry terdekat.

7.      Pusat Budaya & Seni

Di daerah terdekat tidak ada sanggar resmi, yang ada Paguronan Pencak Silat Putra Harapan. Letaknya tepat 1 rumah di samping rumah saya. Adapun lembaga pemerintahnya adalah Dinas Kebudayaan Pariwisata Pemuda dan Olahraga (Disbudparpora).

Demikian informasi yang bisa saya berikan. Mohon maaf informasinya belum lengkap karena saya kesulitan dalam mengumpulkan data dan keterangannya. Insya Allah akan diperbarui lagi di lain waktu.

Tugas Kearsipan

Berikut 10 soal beserta jawabannya merupakan tugas kearsipan dari Pak Evan Firdaus.

1.      Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas. Bagaimana rumusan menurut UU tersebut?

Jawaban :

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, dikatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. ( pasal 1 ayat 2)

2.      Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi!

Jawaban :

Ø  Fungsi Arsip :

1)      Memperlancar pekerjaan/ kegiatan kantor

2)      Mempermudah dalam melaksanakan kegiatan kantor sehingga dapat menghemat tenaga dan pikiran pegawai

3)      Mempercepat pelaksanaan pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu pegawai

4)      Dapat dijadikan sebagai alat bukti jika terjadi suatu masalah

5)      Dapat dijadikan sebagai bahan pengingat bila sewaktu-waktu diperlukan

6)      Dapat dijadikan bahan dokumentasi

Ø  Nilai Guna Arsip :

1)      Nilai guna primer, yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi :

a.       Nilai guna administrasi

b.      Nilai guna hukum

c.       Nilai guna keuangan

d.      Nilai guna ilmiah

2)      Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/ instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat. Nilai guna sekunder meliputi :

a.       Nilai guna pembuktian

b.      Nilai guna informasi

3.      Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine-readable-records, dan arsip mana yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun sebagai bukti sejarah?

Jawaban :

Ø  Penggolongan Arsip :

-          Paper records, yaitu arsip yang berbentuk lembaran, teksnya tertuang dalam kertas. Arsip ini yang paling sering digunakan karena dianggap paling fleksibel, mudah didapat dan dapat terjamin keasliannya.

-          Audio visual records, yaitu arsip yang dapat didengar juga dilihat. Arsip ini dapat berupa suara, video, dan gambar. Contoh :

      Arsip yang berupa suara    :  lagu, rekaman suara.

      Arsip yang berupa video    : cuplikan peristiwa, film, rekaman video.

      Arsip yang berupa gambar : Foto.

-     Machine-readable-records, yaitu arsip yang diolah disimpan ke dalam komputer sehingga hanya bisa diproses dengan komputer. Contohnya hardisk, floppy disk, dll.

Ø  Menurut saya arsip yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum legalitas ataupun sebagai bukti sejarah adalah paper records. Dikarenakan paper records bersifat konvensional dan pasti tertera tanda sahnya arsip tersebut maka arsip ini dapat dipercaya, dapat terjamin keasliannya sehingga paling banyak digunakan. Mungkin untuk sebagai bukti sejarah bisa dengan audio visual records tetapi karena keterbatasan teknologi di masa lampau maka jumlahnya pun sedikit, sehingga lebih sering menggunakan paper records.

4.      Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi 2, yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kedua system tersebut dan mana yang paling cocok digunakan di Lembaga Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta?

Jawaban :

Ø  Sistem Pengelolaan Kearsipan :

1)      Sentralisasi, yaitu sistem pengelolaan kearsipannya dilakukan pada pusat arsip organisasi. Semua arsip disimpan, dikelola dan dipelihara di pusat organisasi.

2)      Desentralisasi, yaitu sistem pengelolaan kearsipannya dilakukan pada masing-masing unit yang terdapat dalam organisasi. Arsip-arsip disimpan, dikelola dan dipelihara pada unit-unit/ bagian-bagian.

Ø  Sistem pengelolaan kearsipan yang paling cocok digunakan di Lembaga Pemerintah daerah adalah “sentralisasi”. Sedangkan Sistem pengelolaan kearsipan yang paling cocok digunakan di Lembaga Pendidikan Swasta adalah “desentralisasi”.

5.      Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian dari filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis agar arsip dapat dengan mudah digunakan?

Jawaban :

Ø  Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan.

Ø  Metode Penyimpanannya antara lain :

a.       Sistem abjad, yaitu suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

b.      Sistem masalah, yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

c.       Sistem nomor, yaitu pemberian nomor yang terdapat pada folder.

d.  Sistem tanggal, yaitu penyimpanan warkat berdasarkan tanggal, hari, bulan/ tahun tanggal dijadikan kode surat.

e.       Sistem wilayah, yaitu penyimpanan warkat berdasarkan daerah/ wilayah surat yang diterima.

6.      Jelaskan jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial?

Jawaban :

Ø  Jenis Arsip berdasarkan nilai guna :

a.       Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/ instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

b.      Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/ instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/ pertanggungjawaban nasional.

Ø  Nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial pada kondisi :

a.       Ketika terjadi kebocoran arsip ke luar instansi maka nilai guna primer akan sangat krusial.

b.      Ketika terjadi pemalsuan arsip maka nilai guna sekunder akan sangat krusial.

7.      Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis, dan jelaskan dari siklus arsip dinamis!

Jawaban :

Ø  Saya bisa mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis dengan cara menghitung seberapa sering arsip tersebut diperlukan/ digunakan, dan atau dilihat dari frekuensi penggunaannya.

Ø  Siklus Arsip Dinamis :

a.       Tahap pertama : Tahap penciptaan. Pada tahap ini tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape atau media lainnya. Arsip dapat berupa surat / naskah yang dibuat oleh instansi/ kantor kita, atau instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.

b.      Tahap kedua : Tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini tingkat penggunaanya tinggi sehingga arsip dinamis disimpan pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet/ almari arsip.

c.       Tahap ketiga : Tahap inaktif. Tahap ini arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan/ pusat arsip dinamis.

d.      Tahap ke empat :  Tahap penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pada tahap ini arsip sudah menggunung sehingga harus disusutkan untuk menghemat ruangan/ tempat.

8.      Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku di pemerintahan?

Jawaban :

1)      Pemindahan arsip : memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanannya diatur oleh masing-masing lembaga/ instansi yang bersangkutan.

2)      Pemusnahan arsip : arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan dimusnahkan sebagaimana tercantum dalam JRA masing-masing.

3)      Penyerahan arsip : arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintahan di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat, sedangkan di tingkat daerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah.

9.      Jelaskan menurut pendapat saudara tentang map, folder, guide, filing cabinet, boxes file, rotary filing, cardex dan a modern organization is an information based organization!

Jawaban :

-          Map adalah lipatan kertas yang digunakan untuk menyimpan arsip.

-          Folder adalah lipatan kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan arsip.

-          Guide adalah sekat pembatas/ pemisah yang terbuat dari kertas  untuk memisahkan arsip.

-          Filing cabinet adalah perabot kantor yang digunakan untuk menyimpan arsip, ada yang drawer type, dan lateral type. Bahannya bisa dari plastik, kayu, dan besi.

-          Boxes file adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip.

-          Rotary filing adalah sebuah perabot yang dapat berputar, yang digunakan untuk menyimpan arsip.

-          Cardex adalah peralatan kantor berupa laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang yang menyimpan arsip berupa kartu.

-          A modern organization is an information based organization, yaitu organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi.

10.  PT. Bank Mandiri Indonesia pada kantor pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lantai digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m² per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensional dan non konvensional?

Jawaban :

-          Rak konvensional

1200 kg x 120 m² = 144.000 kg

Dengan demikian konstruksi lantai bangunan PT. Bank Mandiri Indonesi harus mampu menahan beban seberat minimal 144.000 kg.

Silsilah Pribadi

Beikut silsilah keluarga saya sebanyak 5 generasi. Mohon maaf kurang lengkap karena keterbatasan informasi. Check this out!

Silsilah Pendidikan

Di bawah ini sedikit informasi tentang Silsilah Pendidikan saya. Check it out!

*   SDN Pasanggrahan II (2002-2008)
       

 

 (Gambar diambil pada tahun 2011, sumber dari http://sdnpasanggrahan2.blogspot.com ) 

Saya bersekolah di SDN Pasanggrahan II Sumedang pada umur 5 tahun. Saya bersekolah disana karena itu adalah sekolah terdekat dan banyak teman-teman selingkungan yang memilih untuk bersekolah disana.

Berikut sedikit penjelasan tentang SDN Pasanggrahan II Sumedang:

Sejarah Sekolah

SD Negeri Pasanggrahan II berdiri pada tahun 1951, semula bernama Sekolah Rakyat (SR) , karena sekolah ini menempati Ruangan Desa Pasanggrahan   yang berada di sekitar  Dusun Warung Jambu Kelurahan Pasanggrahan Baru Kecamatan Sumedang Selatan.   Pemerintah Desa  Pasanggrahan pindah ke Samoja menempati bangunan bekas pabrik es kepunyaan pemda (pemerintah daerah) setempat kemudian bangunan bekas Desa Pasanggrahan tersebut dijadikan sekolah, masyarakat secara bergotong-royong membangun gedung Sekolah Dasar di atas tanah seluas …… m² milik Pemerintah Desa Pasanggrahan yang terletak di Dusun Warung Jambu Desa Pasanggrahan Kecamatan Sumedang Selatan . Bangunan gedung sekolah ini terdiri dari 6 ruang kelas yang berukuran 6 x 7 m² dan sebuah ruang kantor guru dan Kepala Sekolah yang kemudian direnovasi sekitar tahu 60an . Dalam perkembangannya jumlah siswa selalu meningkat sampai mencapai 200 orang siswa.

Pada tahun 1980an SD Pasanggrahan II mendapat tambahan ruang belajar sebanyak 2 ruang kelas yang dibangun di atas tanah kas Desa Pasanggrahan yang terletak diseberang jalan gedung lama atau di sebelah utara rumah Dusun Warung Jambu . Dengan demikian SD Pasanggrahan II kini menempati lahan seluas ……. m² yang kesemuanya adalah tanah Kas Kelurahan Pasanggrahan Baru dengan bukti Surat Keterangan Lurah Desa Pasanggrahan  Nomor : …………. November 19…. dengan persil : ….. dan …., Kelas ... Alhamdulilah sampai sekarang bangunan SD Negeri pasanggrahan mengalami kemajuan yang sangat pesat dengan bantuan renovasi.

  

Profil Sekolah

SD NEGERI PASANGGRAHAN II

JLN. PANGERAN KORNEL NO 235  KEL. PASANGGRAHAN BARU

KECAMATAN SUMEDANG SELATAN  45313

KABUPATEN SUMEDANG 

PROPINSI   SUNDA BARAT

KODE POS 45 313  TELEPON (0261) 201 974

Email-fb sdnpasanggrahanii@yahoo.co.id

Email: sdnpasanggrahan2blogspot.com

PROFIL SEKOLAH

1.  Nama Sekolah                                                   : SD Negeri Pasanggrahan II

2.  Kabupaten                                                         : Sumedang

3. Propinsi                                                               : Jawa Barat

4. Alamat Sekolah                                                   : Jln. Pangeran Kornel No. 235

5. Status Sekolah                                                     : Negeri

6. Nomor Rekening                                                  : -

7. NSS                                                                    : 101021001016

8. Tahun didirikan                                                     : 1951

9. Kepemilikan Tanah                                               : Tanah Kas Desa

    a. Status Tanah                                                     : Hak Pakai

    b. Luas Tanah                                                       : 1463 m² 

    c. Persil                                                                 : 56

    d. Kelas                                                                : 8

10. Surat Izin

11. Status Bangunan

12. Luas Bangunan                                                    : 930  m²

*    SMPN 4 Sumedang (2008-2011)

(Logo SMPN 4 Sumedang)

Setelah lulus dari SDN Pasanggrahan II Sumedang saya melanjutkan pendidikan ke jenjang Sekolah Menengah Pertama (SMP). Dari sekian banyak SMP saya memilih melanjutkan ke SMPN 4 Sumedang karena SMPN 4 Sumedang termasuk sekolah favorit. Ketika kelas VII saya mengikuti ekstrakulikuler bahasa inggris hingga kelas IX, sedangkan ekskul PMR hanya dari kelas VII hingga kelas VIII. Disana saya bertempat di kelas VII-C, lalu kelas VIII-E dan terakhir kelas IX-H. Sewaktu kelas VII dengan wali kelas bernama Ibu Een, waktu kelas VIII dengan wali kelas Ibu Dewi Kurniasih hingga kelas IX. 

Waktu SMP saya tidak terlalu berprestasi : waktu kelas VII berperingkat 15 besar kemudian waktu kelas VIII berperingkat 10 besar dan terakhir berperingkat 5 besar. Saya termasuk urid yang pendiam alias tidak menonjol. Saya paling aktif hanya pada pelajaran Bahasa Inggris karena itu pelajaran favorit saya.

Berikut sedikit informasi tentang SMPN 4 Sumedang yang diperoleh dari website http://www.smpn4-sumedang.sch.id :

SMPN 4 merupakan sekolah yang beralamat di Jln. Pangeran Suriaatmaja No. 12 Kecamatan Sumedang Selatan Kabupaten Sumedang Provinsi Jawa Barat. Dengan no. telpon (0261) 201579. 

Memiliki visi misi :

- Visi : Unggul dalam prestasi berlandaskan imtaq dan berwawasan IPTEK.

- Misi : 

1.                  Mewujudkan kelengkapan pendukung perangkat pengembangan kurikulum

2.                  Mewujudkan kelengkapan pelaksanaan pembinaaan kesiswaan

3.                  Melaksanakan Proses Pembelajaran sesuai dengan SNP

4.                  Mewujudkan lulusan yang berakhlaq mulia cerdas terampil dan berwawasan iptek

5.                  Mengembangkan SDM tenaga pendidik dan kependidikan sesuai kebutuhan

6.                  Mewujudkan sarana dan prasarana sesuai dengan SNP

7.                  Mewujudkan budaya santun, tertib dan lingkungan sehat

8.                  Mewujudkan pengembangan sistem informasi dan manajemen sekolah yang berbasis ICT

9.                  Mewujudkan penggalian dana yang memenuhi standar SNP

10.              Meningkatkan kerjasama dengan masyarakat dan stake holders

11.              Melaksanakan pengawasan dan evaluasi sesuai dengan SNP

12.              Mewujudkan fasilitas pembelajaran dan penilaian sesuai dengan SNP

Terdapat beberapa ekstrakulikuler, diantaranya : Sepak bola, bola voly, bola basket, pramuka, paskibra, PMR, karate, BTQ, bahasa inggris, mipa.

* SMK YPK Sumedang (2011-2014)

 

 

(Logo SMK YPK Sumedang)

Setelah lulus dari SMPN 4 Sumedang saya bimbang apakah harus melanjutkan ke Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) atau Sekolah Menengah Atas (SMA). Dan akhirnya saya memilih SMK agar mudah bekerja dan menjatuhkan pilihan ke SMK YPK Sumedang. Disana saya mengambil jurusan Administrasi Perkantoran karena orientasi kerjanya di kantor sebagai staff administrasi/ administrator/ sekretaris. Ketika kelas X dengan wali kelas Ibu Yulianti Komalasari, S.Pd hingga kelas XI kemudian waktu kelas XII dengan wali kelas Ibu Kokom Komalasari, S.Pd. Disana saya mengikuti ekstrakulikuler PMR dari kelas X hingga XII. 

Saya cukup berprestasi ketika SMK: kelas X semester I berperingkat 3; semester II berperingkat 5, kelas XI semester I berperingkat 3; semester II berperingkat 2 sampai dengan kelas XII semester akhir. Saya juga pernah mengikuti lomba PMR mulai dari Jumbara Tingkat Kabupaten di Parakan Kondang (Kategori III) , Jatigede kemudian LP3K Tingkat Kabupaten di SMAN Tomo (Nihil) , LP3K Tingkat Kabupaten di SMAN Situraja (Logistik Terbaik oleh regu lain). Bermula dari mengikuti kegiatan "Gerakan Bersih Gunung Tampomas" yang diadakan di SMAN 3 Sumedang kemudian saya diberi kesempatan untuk mengikuti Lomba Lintas Alam Nyukcruk Galur Pager Betis X Tingkat Provinsi se-Jawa Barat, Kediri, dan sekitarnya di Majalaya hanya juara Harapan III.

Sewaktu di SMK saya PKL ( Praktek Kerja Lapangan) di Disbudparpora Sumedang dari tanggal 4 Juli - 4 Oktober 2014. Mengikuti Ujian Kompetensi (Ujikom) yang diuji oleh ASPAPI Bandung. Alhamdulillah bersertifikat dengan nilai memuaskan. 

Berikut sedikit penjelasan tentang SMK YPK Sumedang bersumber dari website : http://www.smkypk-sumedang.sch.id.

Sejarah SMK YPK Sumedang

Sekolah menengah kejuruan (SMK) adalah salah satu bentuk satuan pendidikan formal yang menyelenggarakan pendidikan kejuruan pada jenjang pendidikan menengah sebagai lanjutan dari SMP/MTs atau bentuk lain yang sederajat atau lanjutan dari hasil belajar yang diakui sama/setara SMP/MTs. SMK sering disebut juga STM (Sekolah Teknik Menengah). Di SMK terdapat banyak sekali Program Keahlian.

SMK YPK Sumedang berdiri sejak tahun 1985 dibawah binaan Yayasan Pendidikan dan Pengajaran Pangeran Kornel yang diketuai oleh Dr.H.Endang Sukandar,M.Si.

SMK YPK memiliki 3 bidang kejuruan :

1. Administrasi Perkantoran

    Keunggulan : Mendidik siswa untuk menjadi seorang sekretaris/administrator yang baik. 

2. Pemasaran

    Keunggulan :  Ahli dalam managemen pemasaran.

3. Rekayasa Perangkat Lunak (Komputer)

    Keunggulan : Dapat menguasai dan memahami tentang software dan hardware pada komputer. 

SMK YPK berlokasi di Jln.Swadaya No.71 Panyingkiran Sumedang dan mudah dijangkau oleh kendaraan umum dari berbagai jurusan.

Selain itu SMK YPK memiliki Kegiatan Extrakulikuler seperti :

1. Paskibra

2. Pramuka

3. Pecinta Alam

4. Olahraga Volly Ball

5. PMR

6. Karate

Lulusan dari SMK YPK Sumedang banyak diserap di Perusahaan-perusahaan, Dinas Intansi dan Wirausaha. SMK YPK bekerjasama dengan PT GIANKA PRATAMA yang menyalurkan lulusan dari sekolah ini pada perusahaan-perusahaan lain.

Demikian informasi tentang Silsilah Pendidikan mulai dari tingkat SD hingga SMK. Sekarang saya sedang melanjutkan ke jenjang berikutnya yaitu kuliah di Program Pendidikan 1 Tahun Ganesha Pratama.  Semoga setelah lulus dari Ganesha Pratama bisa mendapatkan pekerjaan tetap dengan gaji yang layak, dan insya Allah akan mengambil program S1 di kemudian hari.