Tugas Kearsipan

Berikut 10 soal beserta jawabannya merupakan tugas kearsipan dari Pak Evan Firdaus.

1.      Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas. Bagaimana rumusan menurut UU tersebut?

Jawaban :

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, dikatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. ( pasal 1 ayat 2)

2.      Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi!

Jawaban :

Ø  Fungsi Arsip :

1)      Memperlancar pekerjaan/ kegiatan kantor

2)      Mempermudah dalam melaksanakan kegiatan kantor sehingga dapat menghemat tenaga dan pikiran pegawai

3)      Mempercepat pelaksanaan pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu pegawai

4)      Dapat dijadikan sebagai alat bukti jika terjadi suatu masalah

5)      Dapat dijadikan sebagai bahan pengingat bila sewaktu-waktu diperlukan

6)      Dapat dijadikan bahan dokumentasi

Ø  Nilai Guna Arsip :

1)      Nilai guna primer, yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi :

a.       Nilai guna administrasi

b.      Nilai guna hukum

c.       Nilai guna keuangan

d.      Nilai guna ilmiah

2)      Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/ instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat. Nilai guna sekunder meliputi :

a.       Nilai guna pembuktian

b.      Nilai guna informasi

3.      Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine-readable-records, dan arsip mana yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun sebagai bukti sejarah?

Jawaban :

Ø  Penggolongan Arsip :

-          Paper records, yaitu arsip yang berbentuk lembaran, teksnya tertuang dalam kertas. Arsip ini yang paling sering digunakan karena dianggap paling fleksibel, mudah didapat dan dapat terjamin keasliannya.

-          Audio visual records, yaitu arsip yang dapat didengar juga dilihat. Arsip ini dapat berupa suara, video, dan gambar. Contoh :

      Arsip yang berupa suara    :  lagu, rekaman suara.

      Arsip yang berupa video    : cuplikan peristiwa, film, rekaman video.

      Arsip yang berupa gambar : Foto.

-     Machine-readable-records, yaitu arsip yang diolah disimpan ke dalam komputer sehingga hanya bisa diproses dengan komputer. Contohnya hardisk, floppy disk, dll.

Ø  Menurut saya arsip yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum legalitas ataupun sebagai bukti sejarah adalah paper records. Dikarenakan paper records bersifat konvensional dan pasti tertera tanda sahnya arsip tersebut maka arsip ini dapat dipercaya, dapat terjamin keasliannya sehingga paling banyak digunakan. Mungkin untuk sebagai bukti sejarah bisa dengan audio visual records tetapi karena keterbatasan teknologi di masa lampau maka jumlahnya pun sedikit, sehingga lebih sering menggunakan paper records.

4.      Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi 2, yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kedua system tersebut dan mana yang paling cocok digunakan di Lembaga Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta?

Jawaban :

Ø  Sistem Pengelolaan Kearsipan :

1)      Sentralisasi, yaitu sistem pengelolaan kearsipannya dilakukan pada pusat arsip organisasi. Semua arsip disimpan, dikelola dan dipelihara di pusat organisasi.

2)      Desentralisasi, yaitu sistem pengelolaan kearsipannya dilakukan pada masing-masing unit yang terdapat dalam organisasi. Arsip-arsip disimpan, dikelola dan dipelihara pada unit-unit/ bagian-bagian.

Ø  Sistem pengelolaan kearsipan yang paling cocok digunakan di Lembaga Pemerintah daerah adalah “sentralisasi”. Sedangkan Sistem pengelolaan kearsipan yang paling cocok digunakan di Lembaga Pendidikan Swasta adalah “desentralisasi”.

5.      Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian dari filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis agar arsip dapat dengan mudah digunakan?

Jawaban :

Ø  Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan.

Ø  Metode Penyimpanannya antara lain :

a.       Sistem abjad, yaitu suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

b.      Sistem masalah, yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

c.       Sistem nomor, yaitu pemberian nomor yang terdapat pada folder.

d.  Sistem tanggal, yaitu penyimpanan warkat berdasarkan tanggal, hari, bulan/ tahun tanggal dijadikan kode surat.

e.       Sistem wilayah, yaitu penyimpanan warkat berdasarkan daerah/ wilayah surat yang diterima.

6.      Jelaskan jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial?

Jawaban :

Ø  Jenis Arsip berdasarkan nilai guna :

a.       Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/ instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

b.      Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/ instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/ pertanggungjawaban nasional.

Ø  Nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial pada kondisi :

a.       Ketika terjadi kebocoran arsip ke luar instansi maka nilai guna primer akan sangat krusial.

b.      Ketika terjadi pemalsuan arsip maka nilai guna sekunder akan sangat krusial.

7.      Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis, dan jelaskan dari siklus arsip dinamis!

Jawaban :

Ø  Saya bisa mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis dengan cara menghitung seberapa sering arsip tersebut diperlukan/ digunakan, dan atau dilihat dari frekuensi penggunaannya.

Ø  Siklus Arsip Dinamis :

a.       Tahap pertama : Tahap penciptaan. Pada tahap ini tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape atau media lainnya. Arsip dapat berupa surat / naskah yang dibuat oleh instansi/ kantor kita, atau instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.

b.      Tahap kedua : Tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini tingkat penggunaanya tinggi sehingga arsip dinamis disimpan pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet/ almari arsip.

c.       Tahap ketiga : Tahap inaktif. Tahap ini arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan/ pusat arsip dinamis.

d.      Tahap ke empat :  Tahap penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pada tahap ini arsip sudah menggunung sehingga harus disusutkan untuk menghemat ruangan/ tempat.

8.      Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku di pemerintahan?

Jawaban :

1)      Pemindahan arsip : memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanannya diatur oleh masing-masing lembaga/ instansi yang bersangkutan.

2)      Pemusnahan arsip : arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan dimusnahkan sebagaimana tercantum dalam JRA masing-masing.

3)      Penyerahan arsip : arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintahan di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat, sedangkan di tingkat daerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah.

9.      Jelaskan menurut pendapat saudara tentang map, folder, guide, filing cabinet, boxes file, rotary filing, cardex dan a modern organization is an information based organization!

Jawaban :

-          Map adalah lipatan kertas yang digunakan untuk menyimpan arsip.

-          Folder adalah lipatan kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan arsip.

-          Guide adalah sekat pembatas/ pemisah yang terbuat dari kertas  untuk memisahkan arsip.

-          Filing cabinet adalah perabot kantor yang digunakan untuk menyimpan arsip, ada yang drawer type, dan lateral type. Bahannya bisa dari plastik, kayu, dan besi.

-          Boxes file adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip.

-          Rotary filing adalah sebuah perabot yang dapat berputar, yang digunakan untuk menyimpan arsip.

-          Cardex adalah peralatan kantor berupa laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang yang menyimpan arsip berupa kartu.

-          A modern organization is an information based organization, yaitu organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi.

10.  PT. Bank Mandiri Indonesia pada kantor pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lantai digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m² per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensional dan non konvensional?

Jawaban :

-          Rak konvensional

1200 kg x 120 m² = 144.000 kg

Dengan demikian konstruksi lantai bangunan PT. Bank Mandiri Indonesi harus mampu menahan beban seberat minimal 144.000 kg.